Organisationens administrativa enhet hade ännu inte nått sin fulla potential i form av högre kvalitet, ytterligare skalfördelar, en utjämnad arbetsbelastning samt breddning av kompetens.
Baserat på en utvärdering av förbättringsområden implementerades en ny organisation och ett nytt arbetssätt utifrån Leanfilosofin samt en produktionsstyrningsmodell för planering, samordning och styrning.
Frigjord tid motsvarande 30%, tiden kunde återinvesteras i verksamheten och användas till högre kvalitet, ytterligare skalfördelar, en utjämnad arbetsbelastning, breddning av kompetens samt utvecklingsarbete för centrat.
Att omvandla öar med dolda arbetsuppgifter till en effektiv helhet med synliga flöden och väl definierade processer.
Efter en förstudie kunde Claesson & Partners adressera fyra tydliga utvecklingsområden inom organisationen:
– Ojämn arbetsbelastning mellan grupper och individer. Eftersom handläggarna hade ansvar för olika kunder kunde arbetsbelastningen variera stort mellan dem
– Olika arbetssätt (trots en ambition om att arbeta lika) gav svårigheter att avlasta varandra och säkra en jämn servicenivå
– Svårigheter att bedöma status i arbetet eftersom ärenden var gömda på medarbetares kontor.
– Få mätningar gjordes för att skapa en förståelse för mängden arbete
Claesson Partners genomförde ett arbete, tillsammans med chefer och medarbetare, med att förändra organisering och produktionsstyrning utifrån Leanfilosofin. En ny organisering av arbetsuppgifter togs fram för centrat som utgick från processerna istället för från kunderna. Till detta infördes en produktionsstyrningsmodell för strukturerad planering, samordning och styrning för grupper och för hela enheten. Samarbetet kring processer och ärenden byggdes in i det dagliga arbetet och för att centrat skulle nå sin fulla potential i form av ökad effektivitet, ytterligare skalfördelar, utjämnad arbetsbelastningen och breddad kompetens.
Projektet har resulterat i: