Projektets första etapp hade till syfte att kartlägga de administrativa resurserna som arbetade inom stöd- och ledningsprocesserna. Kartläggningen genomfördes genom en datainsamling där de identifierade stödresurserna fick allokera sin tid i de angivna stödprocesserna. Etapp ett kompletterades med ett omfattande intervjuarbete med chefer och relevanta nyckelpersoner för att identifiera möjliga besparingspotentialer på en övergripande nivå som baserades på framkomna förbättringsområden.

Under första etappen identifierades fyra genomgående huvudteman inom samtliga stödfunktioner:

→ Driv standardisering och digitaliseringsåtgärder inom administrativa stödprocesser genom ett tydligare ansvar och mandat för det redan etablerade gemensamma servicecentrat.

→ Samordna och konsolidera ytterligare administrativa resurser från förvaltningarna som bedriver kärnverksamheten till det gemensamma servicecentrat.

→ Inför ett processorienterat arbetssätt och etablera nyckeltal för mätning och uppföljning.

→Se över styrning och ledning av administrativa stödfunktioner.

I projektets andra etapp fördjupades analysen med fokus på att detaljera förbättringsområdena och arbeta fram konkreta åtgärdsplaner för respektive stödfunktion. Analysen bedrevs huvudsakligen med utgångspunkt i processerna, vilka kartlades tillsammans med medarbetarna genom workshops. Utifrån processkartläggningsworkshops identifierades ett hundratal förbättringsområden, vilka låg till grund för de åtgärdsförslag som upprättades. Åtgärdsförslagen omfattade bland annat ytterligare konsolidering, eliminering av icke värdeskapande aktiviteter och automatisering av manuella arbetsuppgifter med hjälp av smartare systemstöd och RPA.

Baserat på de identifierade utvecklingsområdena och de upprättande åtgärdsförslagen etablerades en övergripande realiseringsplan för respektive stödfunktion. Realieringsplanen kompletterades med ett förslag på hur organisationen skulle följa upp och mäta de genomförda förändringarna för att säkerställa hemtagningseffekterna.