Som ett led i att öka kundvärdet upplevde organisationen ett behov av att ta fram en konkret realiseringsplan avseende processutvecklings-, digitaliserings-, och automationsinitiativ avseende arbetet i redovisnings- och bokslutsprocesserna för ökad processeffektivitet och kvalitet. Detta för att uppfylla verksamhetens målsättning om att tillhandahålla tjänster med god precision, i tid och till lägsta möjliga kostnad genom ett standardiserat och effektivt arbetssätt. Därtill fanns ett behov av att etablera en utvecklingsmodell för den fortsatta utvecklingen och kontinuerlig uppdatering/revidering av realiseringsplanen utifrån kvantitativa och kvalitativa prioriteringar.

Angreppssättet utgick från fyra genomförandefaser i syfte att tillförsäkra en realiseringsplan bestående av utvecklingsinitiativ med kvalificerade och konkreta åtgärdsförslag.

FAS 1 –

Den inledande fasen innefattade inventering, genomlysning och analys av samtliga processer och gränssnitt i syfte att identifiera utvecklingsområden för det fortsatta arbetet. Detta genomfördes tillsammans med organisationens tre servicechefer och samtliga involverade medarbetare genom workshops och intervjuer för en gemensam förståelse och kvalitativa insikter av befintliga processer, dess gränssnitt och identifiering av utvecklingsområden.

FAS 2 –

I den andra fasen genomfördes en kvantitativ och kvalitativ fördjupning av identifierade utvecklingsområden genom insamling av data för kvantifiering av kvalitets-och effektiviseringspotential samt kompletterande workshops i syfte att tillförsäkra en korrekt bakgrund och fastställande av rotorsaker till identifierade utvecklingsområden.
Detta för att säkerställa att de kvalificerade åtgärdsrekommendationer som lämnas adresserar de faktiska grundorsakerna snarare än att endast åtgärda symptom. Utvecklingsinitiativen delades upp för tre områden: Automation, Digitalisering och Processutveckling. För varje utvecklingsinitiativ skrevs ett s.k. aktivitetskort med beskrivning om varför initiativet skulle göras och vad som behövdes göras. Dessutom innefattade aktivitetskorten uppskattad besparing och kvantitativa nyttoeffekter för respektive initiativ.

FAS 3 – 

En prioriteringsordning av initiativen togs fram baserat på medarbetare och chefers uppfattning av nyttoeffekter relaterat till såväl kvalitativ som kvantitativ data och sammanställdes i en övergripande roadmap. Syftet med roadmapen var att ge organisationen en tydlig väg för att på kort- och lång sikt angripa de utvecklingsinitiativ som framkommit under projektet.

FAS 4 –

Slutligen etablerades en utvecklingsmodell för att säkerställaa att ett arbete kring ständiga förbättringar skulle bli bestående i organisationen. Utvecklingsmodellen bestod av en styrning-, leverans- samt förvaltningsmodell i syfte att ge organisationen en god grund för det fortsatta arbetet och säkerställa kontinuerlig uppdatering/revidering av roadmapen utifrån kvantitativa och kvalitativa prioriteringar.

Projektet resulterade i 54 st konkreta initiativ inom process-, digitaliserings- och automationsutveckling spritt över verksamhetens olika processer med besparingar motsvarande 20-30% av den totala kostnadsmassan för teamen. Utöver besparingar resulterade projektet i en samsyn och förståelse för vilka initiativ som skall prioriteras under de kommande tre åren och med en etablerad utvecklingsmodell för att säkerställa fortsatt och kontinuerlig utveckling.