Förändringsledning – Kotters åtta steg

Om modellen

I princip samtliga projekt som vi på Claesson & Partners driver fokuserar på att assistera kunder att genomföra förändringar i deras organisation eller styrning. Att enbart isolera problemet, genomföra analyser och designa en lösning räcker inte för att driva en förändring. Därför utgör Kotters åtta steg för förändring ett nödvändigt och effektivt verktyg för att involvera hela organisationen i processen.

1. Skapa en känsla av vikt/att det är bråttom: Det är avgörande att etablera en känsla av brådska eller vikt för att motivera förändring. Utan denna initiala känsla av nödvändighet tenderar inga betydande steg mot förändring att tas.

2. Skapa en stark styrgrupp: En väl sammansatt styrgrupp med bred representation, expertis och inkludering av informella ledare är nödvändig. Dessa faktorer hjälper till att säkerställa att alla viktiga perspektiv och färdigheter finns representerade.

3. Utveckla visionen och strategin för slutmålet: Tydlighet är nyckeln. En klar och konkret vision som kan kommuniceras effektivt och som inkluderar tydliga strategier för att uppnå målet är nödvändigt för att alla ska kunna samarbeta mot samma mål.

4. Kommunicera vision och strategi för förändring: Att kommunicera visionen genom flera kanaler och i en omfattning där även avsändaren börjar tröttna på budskapet är avgörande. Det är då budskapet börjar sjunka in i organisationen.

5. Uppmuntra och ge mandat till andra att agera på visionen: De individer i organisationen som förstår och omfamnar visionen måste ha möjlighet att agera. Att uppmuntra och ge mandat till dessa personer är nödvändigt för att bevara engagemanget och entusiasmen.

6. Planera för kortsiktiga vinster: Det är av stor vikt att snabbt planera och genomföra en pilot för att demonstrera tydliga och snabba resultat. Detta är avgörande för att övertyga de som är skeptiska och för att påvisa att förändringen är meningsfull och effektiv.

7. Konsolidera förbättringar som skapas och skapa mer: Efter de initiala framgångarna är det viktigt att bibehålla momentum och kontinuerligt skapa ytterligare förbättringar. Att fortsätta arbeta i en framåtsträvande takt är avgörande för att inte stagnera.

8. Stadfäst förändringen i kulturen: Målet är att förändringen inte ska ses som ett projekt utan som en naturlig del av organisationens kultur och arbetssätt. Det är när förändringen integreras i det dagliga arbetet som den verkliga och långvariga påverkan sker.

NÄR KAN MODELLEN ANVÄNDAS

Modellen bör användas metodiskt och strukturerat för att driva och säkerställa den förändring som projektet huvudsakligen syftar till att genomföra. Den fungerar som en checklista under planeringsfasen för att säkerställa att planen inkluderar aktiviteter och leveranser som krävs för de åtta stegen. Genom projektets gång följs den upprättade planen där de åtta stegen naturligt integreras i genomförandet. Denna metod ökar sannolikheten för en framgångsrik implementering, oavsett om det handlar om att etablera ett Shared Service Center eller implementera ett nytt affärssystem.